PRÁCTICAS PARA UN PROCESO DE COMPRAS EFICIENTE EN TU EMPRESA
Al igual que las personas, las empresas y las organizaciones necesitan adquirir bienes y servicios para satisfacer sus necesidades de forma regular. Por ello, necesitan un proceso de compras formalizado si quieren extraer el máximo valor del dinero que gastan.
La forma en que tu empresa desarrolla e implementa su plan de compras puede tener una gran influencia no solo en los gastos, sino también en el desempeño competitivo general, su rentabilidad y eficiencia.
En este artículo te mostraremos las mejores prácticas para llevar a cabo un proceso de compras en tu empresa de forma eficaz, su importancia y cuáles son los problemas que podría enfrentar por una gestión ineficiente.
La importancia de un Proceso de Compras Eficiente
No importa si tu empresa es grande o pequeña, tener un proceso de compra formalizado es esencial para competir en el mercado moderno.
El principal beneficio de un proceso de compra formal es evitar el desperdicio debido al fraude, el gasto deshonesto, el robo y otras trampas financieras que acompañan a los hábitos de compra no optimizados.
Pero debido a que las compras se encuentran en el corazón del proceso de creación de valor para tu empresa, formalizarse y optimizarlas también es importante para:
- Crear un proceso de compra eficiente y eficaz, no solo para el gasto directo sino para el indirecto.
- Gestión exitosa de las relaciones con proveedores.
- Gestión óptima de la cadena de suministro y abastecimiento estratégico (tanto para el ahorro de costos como para el valor).
- Agilizar el ciclo de compras y todos sus subprocesos.
- Proporcionar una pista de auditoría sólida para revisión interna y externa.
- Establecer un modelo para la gestión de procesos empresariales que se pueda aplicar en toda la organización.
Conoce cuáles son las mejores prácticas para un proceso de compras eficiente
A continuación, te mencionamos algunos procedimientos que debes tener en cuenta para llevar a cabo el proceso de compra de forma eficiente.
- La planificación del proceso de compras es fundamental
Con una debida planificación, tu empresa tendrá opciones y podrá tomar decisiones mejor informadas sobre las compras. Por ejemplo, identificar los mejores proveedores en diferentes categorías en función de criterios como calidad, precio e historial de entregas.
- Define los procesos que conforman el ciclo de compras de tu empresa
El proceso de compras es un ciclo, y cada paso requiere el intercambio de información y varias aprobaciones para avanzar. Cada negocio tendrá su propia forma de trabajar, pero en términos generales, sigue un patrón bien establecido, por lo que debes definir sólidamente cada uno de esos procesos.
3. La comunicación con el equipo de compras
Una efectiva comunicación con tu equipo de trabajo ayuda a respaldar los objetivos a largo plazo. Al construir una relación estable y de confianza todos se sentirán cómodos trabajando y apoyarán los objetivos establecidos.
4. Establece alianzas con proveedores clave
El desarrollo de relaciones a largo plazo con los proveedores crea un beneficio mutuo. Productos de mejor calidad y reducciones de precios son las principales ventajas de estas sólidas relaciones. La comunicación entre el comprador y el proveedor también puede conducir a servicios más personalizados.
- La automatización del proceso de compras es clave para una gestión de compras eficaz
La automatización del proceso de compras es clave para las empresas que están en constante crecimiento y requieren de agilizar sus procedimientos. Los flujos de trabajo manuales y el mantenimiento de registros en papel ya no son suficientes si desean un rendimiento óptimo.
El desarrollo de las relaciones a largo plazo con los proveedores crea una asociación de beneficio mutuo.
6. La tecnología como aliado para un proceso de compras eficiente
La tecnología hace mucho se emplea para eliminar o mitigar los desafíos que conllevan las metodologías obsoletas. Con una solución de compras moderna, los procesos mejorarán en gran manera. Será más preciso, veloz y consistente al tiempo que se eliminan los errores humanos y demoras.
***Importante***
Adoptar un enfoque estratégico para las compras es una parte importante para impulsar la eficiencia y la rentabilidad de tu empresa. Estas medidas que te presentamos son relativamente fáciles de implementar y pueden generar ahorros consistentes para las empresas que las adoptan.
Pero si bien la implementación de estrategias de compra sólidas es de gran importancia para aumentar la eficiencia general, deberían ser parte de un esfuerzo operativo más amplio y diverso.
